Secretaresse Bureau Medezeggenschap - Vacature

Solliciteer

Zorg jij ervoor dat alles soepel loopt? Ben jij een ervaren ondersteuner met een brede blik en weet jij orde te scheppen en overzicht te houden? Vind jij het leuk om te werken in een dynamische omgeving?
Wegens het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd van één van onze secretaresses zijn wij op zoek naar een:
Secretaresse Bureau Medezeggenschap

Werkomgeving

Binnen ziekenhuis Medisch Spectrum Twente (MST) werken ruim 3.800 medewerkers en zo’n 250 medisch specialisten aan hun missie: het bevorderen van gezondheid in de regio Twente. Binnen ons topklinisch ziekenhuis proberen wij iedere dag de kwaliteit van de zorg te verbeteren. MST is één van de grootste werkgevers in de regio. Wij streven er naar om medewerkers een prettige werkomgeving te bieden en hen te stimuleren zich verder te ontwikkelen. MST is een belangrijk onderdeel van de zorgketens in de regio Twente; een regio waar de vraag naar zorg toeneemt en de arbeidsmarkt krapper wordt. Dit vraagt om kwaliteit en creativiteit om ons ziekenhuis optimaal te laten functioneren. Het zal je niet verbazen dat werken in MST betekent, werken in een uitdagende en dynamische werkomgeving.

De afdeling
Het Bureau Medezeggenschap (hierna: BMZ) binnen MST faciliteert en ondersteunt de medezeggenschapsorganen: Ondernemingsraad, Verpleegkundige Adviesraad en Cliëntenraad. De ambtelijk secretaris ondersteunt de adviesorganen beleidsmatig en in het contact met de Raad van bestuur. De 2 secretaresses zorgen voor de inrichting van de afdeling, voor de planningen, het agendabeheer, de correspondentie, de organisatie van scholing, bijeenkomsten en evenementen. Ook zijn zij vaak het eerste contact voor de organisatie met de medezeggenschapsorganen. Medewerkers van de afdeling BMZ rapporteren aan de secretaris Raad van Bestuur.

Functieomschrijving

Jij hebt ruime ervaring als secretaresse / managementassistent en je kunt goed schakelen tussen diverse taken. Wij zoeken een toegankelijke en vrolijke collega die makkelijk contact maakt. Je staat daarbij stevig in je schoenen. Vanuit jouw rol weet je overzicht te houden en voer je waar nodig procesverbeteringen uit om het werk voor de leden van de medezeggenschapsorganen, de ambtelijk secretaris en voor jezelf zo prettig mogelijk te maken. Jij zorgt voor een adequate planning en jij schrikt niet van piekmomenten of een rij mensen aan je bureau. Jij wordt de vraagbaak voor collega’s en daarom zorg jij dat je op de hoogte blijft van wat er speelt in en om het ziekenhuis.

Je voert alle voorkomende en secretariële werkzaamheden uit voor de medezeggenschapsorganen en je bent ondersteunend aan de ambtelijk secretaris. De werkzaamheden zijn deels voorgeschreven door richtlijnen en procedures maar worden voor een groot deel naar eigen inzicht en in afstemming met de voorzitters van de medezeggenschapsorganen ingericht. Zelfstandig kunnen werken is belangrijk, evenals het gericht zoeken naar afstemming wanneer dat nodig is.

Voorkomende taken zijn:

Agendabeheer via Outlook.
Planning, organisatie, voorbereiding en uitwerking van vergaderingen, advies- en instemmingsvragen en besluiten. Ook het notuleren van vergaderingen en monitoren van de actiepunten hoort hierbij.
Verrichten van werkzaamheden als het ontvangen van bezoekers, afhandeling telefoon, post- en emailverwerking, verzorgen van correspondentie en archivering.
Zorgdragen voor voorraadbeheer en tijdige bestellingen van gebruiksartikelen voor BMZ en de medezeggenschapsorganen.
Voorbereiding en uitwerking van notities en presentaties.
Onderhouden van interne en externe contacten.

Functie-eisen

Je beschikt over een opleiding tot secretaresse / managementassistent (MBO+ of HBO); aangevuld met ruime werkervaring.
Vanwege de inrichting van vaste dagen voor de medezeggenschapsorganen is fysieke aanwezigheid op maandag, dinsdag en donderdag een must.
Je hebt uitgebreide ervaring met MS Office programma’s zoals Outlook, TEAMS, Word, Excel, PowerPoint.
Inzicht in en kennis van werkprocessen van medezeggenschapsorganen is een pré.
Je kunt snel schakelen, goed improviseren en zelf prioriteiten stellen.
Je weet vanuit jouw expertise en jouw inzicht in hoofd- en bijzaken goed aan te geven wat wel en wat niet kan. Je hebt inzicht en legt gemakkelijk verbanden. Jouw eigen inbreng doet ertoe.
Je hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.
Je bent flexibel.

Belangrijke persoonlijke eigenschappen zijn bovendien: zelfvertrouwen, integriteit, betrouwbaar, tactvol, klantvriendelijk en dienstverlenend.

Wij bieden

Een zeer dynamische functie waarin je je geen moment zult vervelen;
Een functie van 28 uur met een salaris volgens de CAO ziekenhuizen FWG 45 (afhankelijk van relevante werkervaringsjaren € 2.682,- tot 3.642,- bruto per maand. MST kent een 36-urige werkweek).
Een fijn team waarin je nauw samenwerkt met collega’s die willen zorgdragen voor het zo goed mogelijk organiseren en ontwikkelen van het werk van de medezeggenschapsorganen.
MST biedt je uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder 8.33% vakantietoeslag, 8,33% eindejaarsuitkering, mogelijkheid tot thuiswerken, opbouw PLB-uren en een uitstekende pensioenvoorziening;
Ruimte om jouw kennis en ervaring in te zetten en verder te ontwikkelen. We ondersteunen je daar graag in door middel van scholingen en anders.

Meer weten?

Wil je meer informatie over de vacature of jouw nieuwe werkplek? Neem dan contact op met Angela Siegersma, ambtelijk secretaris, via telefoonnummer 06-31 751 487.

Wil je een dagdeel meelopen? Ook dat kan. Caren Snikkers, secretaris Raad van Bestuur maakt graag een afspraak met je. Caren is bereikbaar via 06-57 374 189.

Deze vacature staat ook open voor interne reacties. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang bij de sollicitatieprocedure

Enthousiast?

We ontvangen graag jouw sollicitatie uiterlijk 08-10-2023 via onderstaande sollicitatiebutton. Maar wacht niet te lang met solliciteren! Bij veel interesse kan het zijn dat we de vacature eerder sluiten.

Solliciteer