Ben jij klantgericht en wil je graag je steentje bijdragen aan de kwaliteit van de opleiding van toekomstig artsen en medisch specialisten?
Dan hebben wij een te gekke functie voor je.
Voor ons Bureau Medische Opleidingen zoeken wij een
Secretaresse
Werkomgeving
Werken bij Medisch Spectrum Twente (MST) is werken in één van de grootste topklinische ziekenhuizen in Nederland. Samen met 3.800 collega’s werk je vóór en met patiënten in een gastvrije, hoogwaardige en veilige omgeving. MST streeft ernaar om medewerkers een prettige werkomgeving te bieden en hen te stimuleren zich verder te ontwikkelen.
De afdeling
Bureau Medische Opleidingen is onderdeel van Medical School Twente (MedST), het centrale opleidingsinstituut van MST. MedST coördineert alle opleidings-, onderwijs- en onderzoeksactiviteiten binnen MST. Bij Bureau Medische Opleidingen werk je samen met onderwijskundigen, een HR medewerker en een collega secretaresse. Ook werk je veel samen met de secretaris van de Centrale Opleidingscommissie.
Functieomschrijving
Als secretaresse ondersteun je Bureau Medische Opleidingen en de verschillende vakgroepen die verantwoordelijk zijn voor medisch-specialistische vervolgopleidingen. Je draagt bij aan het waarborgen van een goed en veilig opleidingsklimaat, waarbij je zowel organisatorische als administratieve taken op je neemt om het opleidingsproces soepel te laten verlopen. Daarnaast behoren onder andere de volgende taken tot jouw verantwoordelijkheden:
– Je beheert en bewaakt agenda’s, actielijsten en planningen met betrekking tot verschillende bijeenkomsten, scholingen en kwaliteitsgesprekken. Hierbij signaleer je tijdig problemen en stagnaties om deze snel op te lossen.
-Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor alle betrokkenen bij de medisch-specialistische vervolgopleidingen, waarbij je vragen beantwoordt en informatie verstrekt.
– Je beoordeelt binnenkomende correspondentie en telefoonverkeer op inhoud en urgentie én zorgt voor een correcte en tijdige afhandeling. Je bewaakt ook de opvolging door betrokkenen indien nodig.
– Je werkt correspondentie, rapporten, notulen en andere documenten uit.
– Je zorgt voor de administratieve voorbereiding van besprekingen, kwaliteitsgesprekken, scholingen en vergaderingen.
– Je organiseert en notuleert, waarbij je zorgt voor een heldere verslaglegging en opvolging van actiepunten.
Naast je werkzaamheden voor Bureau Medische Opleidingen ondersteun je de centrale opleidingscommissie (COC), de decaan en de beleidsadviseurs medische opleidingen bij hun dagelijkse taken en projecten. Ook lever je een actieve bijdrage aan het verbeteren en optimaliseren van alle werkprocessen om zo de efficiëntie en effectiviteit te verhogen.
Functie-eisen
Wij zoeken een energieke collega die goed overzicht kan houden, planmatig kan plannen en oplossingsgericht werkt.
Bij ons werk je in een dynamische omgeving, binnen een gevarieerd samengesteld team. Vind jij het leuk om structuur aan te brengen én om nauwkeurig te registreren, verslaglegging te maken en te administreren en hou je van een gevarieerd takenpakket? Dan past deze baan perfect bij jou. Jij schept orde en je hebt snel door wat er moet gebeuren. Je werkt daarbij zorgvuldig en let op de details. Je bent een echte aanpakker, je bent vriendelijk en helpt graag anderen.
Dan nog een paar praktische punten:
– Je beschikt over een MBO-4 diploma in de richting van (medisch) secretaresse of managementassistent. – Je hebt relevante werkervaring opgedaan in een ziekenhuis. Daarbij is het een pluspunt als je ervaring hebt met medische opleidingen.
Enkele overleggen vinden buiten reguliere werktijden plaats. We vragen je dan ook om daarbij aanwezig te zijn en flexibel mee te denken.
Wij bieden
Arbeidsovereenkomst: in eerste instantie voor de duur van 1 jaar met de intentie dit te verlengen naar een overeenkomst voor onbepaalde tijd. Kandidaten met een vast dienstverband binnen MST behouden deze overeenkomst.
Arbeidstijd: 36 uur per week
Salaris: Volgens CAO ziekenhuizen FWG 40 (minimaal € 2.541,- tot maximaal € 3.658,-), op basis van een 36-urige werkweek.
MST biedt uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals 8,33% vakantietoeslag, 8,33% eindejaarsuitkering, opbouw van PLB-uren en korting op (zorg)verzekeringen en sportschoolabonnementen.
Wij vinden het belangrijk dat onze medewerkers fit en vitaal hun werk kunnen doen. Daarom krijg jij toegang tot ons eigen vitaliteitsplatform www.mstvitaal.nl waar je heel veel tips en informatie vindt over bijvoorbeeld voeding, financiën, fit in de nacht en loopbaanmogelijkheden. Ook kun je je inschrijven voor diverse (sportieve) workshops of een lunchwandeling. Daarnaast krijg je toegang tot de module Good Habitz zodat jij je kunt blijven ontwikkelen.
MST is goed bereikbaar met het openbaar vervoer. Het bus- en treinstation ligt op een loopafstand van slechts 10 minuten. De gezellige binnenstad met terrasjes, winkels en restaurants ligt om de hoek.
Meer weten?
Hebben we jouw interesse gewekt, maar wil je eerst nog meer weten over de vacature? Neem dan vrijblijvend contact op met Gerjan Wansink, afdelingsmanager Opleiden en Ontwikkelen binnen Medical School, via telefoonnummer 06-55409871
Enthousiast?
We ontvangen graag jouw sollicitatie uiterlijk 13-10-2024 via onderstaande sollicitatiebutton. Maar wacht niet te lang met solliciteren! Bij veel interesse kan het zijn dat we de vacature eerder sluiten.